Serpil SOYKAN | EpmaWorld
Blog-İçimizden-biri-Serpil-SOYKAN-e1590674109614-300×300

Serpil SOYKAN

Öncelikle röportaj teklifiniz için çok teşekkür ederim, onur duydum. Duygulandım. İçimi dökmek, Serpil’s style olarak kendi bakış açımdan asistanlık mesleği hakkında konuşacağım için mutluyum… Çok teşekkür ederim..

Benim hikayem işini sevmeyerek başlayıp sonrasında aşık olan bir yönetici asistanının hikayesi.

1982 Ankara doğumluyum. İlkokul yıllarım babamın mesleğinden dolayı (polis memuru) farklı illerde ve okullarda geçti. Şikayetçi miyim? Hayır, Ankara, Tunceli ve misyon görevi dolayısıyla İsviçre’de ve sonrasında ise asıl nakil yerimiz Bursa’da öğrenim gördüm.

Lise dahil eğitim hayatımı Bursa’da tamamladım. Anadolu Sekreterlik Meslek Lisesi ve akabinde Marmara Üniversitesi Büro Yönetimi ve Sekreterlik Bölümü mezunuyum. Gerçekçi olmak gerekirse, bu bölümü zorunlu seçtim. Bunu verdiğim seminerlerde de söylüyorum. Benim hikayem işini sevmeyerek başlayıp sonrasında aşık olan bir yönetici asistanının hikayesi.

Hiç hayalimde yokken kendimi Sekreterlik bölümünü okurken buldum. Bursa Ticaret Meslek lisesine kayıt olmak için geldiğim okulda, o dönem okul müdürünün teşviki ile kendimi Anadolu Sekreterlik Meslek Lisesine kayıt olmuş bulundum. Benim dönemimde mesleğimize bakış açısı daha kapalıydı. Sekreterliği sadece telefonlara bakan kişi olarak bile sınıflandırmıyorlardı. Hatta sınav klavuzlarında okulun ismini gördüğümde kahkaha basmıştım. Böyle bir okul olabilir mi diye sesli gülmüştüm. Hayat insanı gerçekten bir noktadan alıyor ve başta istemediği ama ileride vazgeçemeyeceği bir noktaya getiriyor. Amacım İngilizce Öğretmeni olmaktı ama benim dönemimde meslek liseslerinin önü kapalı olduğu için istediğim bölümü kazanamadım ama mevcutta okulum ve bölümüm bana çok şey kattı. Güzel yerlerde stajımı yaptım. Marmara Üniversitesi Büro yönetimi ve sekreterlik bölümünü kazandım.

Üniversite hayatım boyunca hep çalıştım. Mesleği daha iyi anlamak açısından sürekli farklı işler bulup çalıştım. Hem harçlığımı çıkardım hemde ufak da olsa tecrübe kazandım. Bursa’ya döndükten sonra Erkurt Holding’te Dış Ticaret koordinatörü asistanı olarak işe başladım ve 1,5 yıla yakın burada çalıştım. Benim için güzel bir deneyimdi.

Bu arada 2004 yılında evlendim ve 2005 yılında kızım Neslihan Serpil Koç dünyaya geldi. Kızımın doğumu hayatımda dönüm noktası oldu.  İşimden ayrılmak durumunda kaldım. Kızım 6 aylıkken Elpa Elyaf Tekstil fabrikasında kısa bir çalışma tecrübemden oldu. 2006 Nisan ayında Orhan Holding’te Santral görevlisi olarak işe başladım. Ailem dediğim Orhan Holding’in bende çok özel bir yeri vardır. iş yeri olmanın dışında bana hep aile oldular. Bu dönemde çok sevgili Snayın Sedef Kabaş ile tanıştım. Sedef Hanım, bana hem iyi bir rol model ve aynı zamanda bir abla oldu.

Kendimle beraber mesleğimi de büyüttüm, değer kattım, yetkinliklerimi arttırdım.

Kendimle beraber mesleğimi de büyüttüm, değer kattım, yetkinliklerimi arttırdım.  Zaman içerisinde Santral operatörlüğünden Üst Düzey Yönetici asistanlığına geçiş yaptım ve birçok departman ve yurtdışındaki yabancı kültürlerle çalışma fırsatı buldum. 14 yıl Orhan Holding de çalışma hayatım sonrasında Türkün Holding’de İcra Kurulu asistanı olarak çalışmaya başladım. Tekstil sektörü benim için farklı bir deneyim. Halihazırda Yeşim Tekstil’de Genel Müdür asistanı olarak çalışmaktayım.

IMA (Uluslararası Yönetici Asistanları Birliği) Türkiye üyesiyim. Meslek Liselerinde ve üniversitelerde öğrencilere yönetici asistanlığı ile ilgili seminerler veriyorum, mesleğimi anlatıyorum.

Boş zamanlarımda korku filmi senaryosu yazıyorum. Şuana kadar 6 korku senaryosu, 1 kısa film senaryosu ve 1 adet komedi senaryosu yazdım.

Mesleğe değer katarsan, yöneticin de değer katar.. Mesleğini basite indirgersen yöneticin de indirger. Bu nedenle kitap dışında asistanlığı aradım ben. Kendimi buldum.

Yönetici Asistanlığını değerlendirecek olsanız teoride ve pratikte nasıl farklar görüyorsunuz?

Kesinlikle çok fark var. Orhan Holding ile ilk iş görüşmesinde insan kaynakları müdürü bana “Biz santral operatörü arıyoruz. Sen daha önce dış ticaret koordinatörü asistanlığı yapmışsın. Santralin sana uygun olduğunu düşünüyor musun” diye sormuştu.

İnsan kaynakları müdürüne “Henüz yolun çok başındayım ve birşey görmedim. Daha öğrenecek çok şey var. Merdivenin ilk basamağından birden onuncu basamağa çıkamam, çıkmak da istemem.  Yavaş yavaş çıkacağım o basamakları.” diye cevap verdim

Sonrasında gelen “seni neden alalım?” Teoride bu bölümü okumuşsun ama pratikte nasılsın?” sorusuna verdiğim cevap ise “İste tam da bu yüzden beni işe almanız lazım.Çünkü ben de pratikte neler yapabileceğimi bilmiyorum. Ama kendimi tanıyorum ve neler başarabileceğimin, olacaklardan veya olabileceklerden sorumlu olacağımın farkındayım” demiştim. 16 Nisan 2006 da işe başladım…

Böylece kişisel gelişim yolculuğum başladı.  Mesleğimi gerçek anlamada anlamam uzun sürmedi. Yılların bana öğrettiği en önemli konu, mesleğe değer katarsan yöneticin de değer katar, mesleğini basite indirgersen yöneticin de indirger. Bu nedenle kitap dışında asistanlığı aradım ben. Kendimi buldum.  

Asistanlık mesleğinin bu kadar çok yetkinlik gerektirdiğini bilmiyordum, farkında değildim. O nedenle üniversitede devam zorunluluğum olmadığı için hep çalıştım. Anlamaya çalıştım. Asistanlık mesleğinin sadece telefon bak, posta al gönder ve misafir karşılama gibi görevlerden data fazlası olduğunu gördüm.

Yönetici asistanı düşünür, çözüm arar ve bulur, düşündürülmez… Yönetici asistanları survivor’dur! Savaşçıdır. Risk görür risk alır, inisiyatif kullanır, atılımlarını doğru yapar, gözlemleri iyidir. Doğru atışlar yapar…

Orhan Holding’de beş ülkeyle ilk yurt dışı ile konferansını düzenlediğimde ve müdürümden olumlu geri bildirim aldığımda çok mutlu olmuştum. Biz bunu da mı yapıyoruz dedim kendi kendime? Sonra işlerin fazlası geldi. Yabancı dil  bilmem beni + 1 insan yaptı. Yöneticinin gözünden işlere  bakmayı, onun mantığı ile hareket etmemiz gerektiğini gördüm. Asistan hatırlatır, hatırlatılmaz. Yönetici asistanı takip eder, takip edilmez. Yönetici asistanı düşünür, çözüm arar ve bulur, düşündürülmez…Yönetici asistanları survivor’dur! Savaşçıdır. Risk görür risk alır, inisiyatif kullanır, atılımlarını doğru yapar, gözlemleri iyidir. Doğru atışlar yapar…

Ofiste günlük rutininizi bizimle kısaca paylaşır mısınız?

Bizler survivor olduğumuz için ne ile karşılaştığımızın önemi yok.

Benim kendimce mesaim gözlerimi açtığım an başlar. Ben titiz, çalışan, düzen tertip seven bir insanım. Benin için ilk kurak disiplindir. Alarmım her zaman sabah 05:00’e kuruludur. Telaşı sevmediğim ve  sakin bir şekilde işlerimi bitirmeyi sevdiğim için 5 dakika daha fazla uyumak ve acele ile işi bitirmek mantığı bana hiç uygun değil. 05:00 da kalktığım gibi kendime bir kahve yaparım. Sonrasında telefonumu alır, internetimi kapatırım. İş yapış şeklimle ilgili burada önemli bir tüyo da paylaşmış oluyorum J  Hatırlatma yapacağım yöneticilerime sabah programını e-mail veya whatsapp üzerinden hatırlatırım. Sadece yöneticime de değil, yöneticimin programı ile ilgili diğer yöneticilere de program hatırlatması yaparım. Bu sayede kurtardığım çok hayat oldu. Yöneticiniz ile ilgili herşey sizi ilgilendirir; felsesem budur. Sonrasında giyinir ve işe gitmeye hazır duruma gelirim. Saat 07:30 – 08:00 gibi internetimi açar hatırlatmalarımın yöneticilere ulaşmasını keyifle izlerim. Yarım saat içerisinde geri bildirimler alır, hatta bu sayede yöneticim ofise gelmeden günün programı üzeriden geçmiş olurum. Çünkü her zaman yoğun iş akışı içinde buna vaktimiz olamayabiliyor.

Geldiği gibi toplantıya katılması gereken durumlar oluyor, günlük hatırlatmaları atlayarak günümü ziyan etmek istemem. Zira bence en önemli temel bu. Temel sağlam olmaz ise olmaz!

Sonrasında günlük işlerimi toparlarım

Kendi ofisimi kendim temizlemeyi tercih ederim.

Yöneticime sabah hatırlattığım günlük toplantılarını yarım saat veya duruma göre 15 dakika kala tekrar hatırlatırım

Değişiklikler olması gereken durumlar olabiliyor, acil aksiyon almak durumunda kalabiliyoruz

Her gün birbirinden farklı olarak ilerliyor

Bizler survivor olduğumuz için ne ile karşılaştığımızın önemi yok

Gün içinde önceliklerinizi belirlerken gelen taleplere “Hayır” demek zorunda kalıyor musunuz? “Hayır” demek sizce zor mu?

Bence bu en zayıf yanım ve itiraf edeyim bu konuda en zayıf halkayım. Hayır demeyi hayatım boyunca beceremedim. Şu son günlerde bu konuda kendime biraz daha çeki düzen versem de sanırım bu benim karakterim oldu. Hayır diyemiyorum ya da demek mi istemiyorum? Ben bu ikisinin ayrımını yapamıyordum. Sonunda hayır demek istemediğimi anladım. Yardım etmeyi seviyorum, bana gelen teklifleri geri çevirmeyi sevmiyorum. Bu çok insani bir duygu ama yine de aslında ayırımı iyi yapmak gerekiyor. Çünkü iş hayatında hayır diyemediğiniz her iş sizin işiniz olmaya dönüşebiliyor.

Ben hayır diyememenin zararını gördüğüm gibi yararlarını da gördüm. Üstüme aldığım her iş bana çok şey öğretti ve yetkinliklerim arttı. Bazen kendi isteğimle işleri üstlendim. Acil işlerim arasındagönüllü olarak istlendiğim işleri de öğrendim ve  bu durum bana zaman yönetimini öğretti.

Hayır diyememeyi kendinize nasıl artı değer haline getirebiliriz, belki en önemli soru budur. Ben bu işe evet dersem bana artısı ne olur? Bu işin sonunda birşey öğrenir miyim? diye düşünmek gerekir.

Yönetici Asistanlığı denince aklınıza gelen 3 önemli vasıf

Kesinlikle takipçi, survivor..asla pes etmeyen.. bir adım sonrasını görebilen ve ketum..

Hiç ödüllendirildiniz mi? Bizimle paylaşır mısınız?

Mesleğimde sözlü olarak çok ödüllendirildim, takdir gördüm ama ödül olarak Bursanın eski evleri konulu bir tuval yağlı boya çalışmamla 169 resim arasından ilk 5’e girmiştim. 

Kendinizi, karakterinizi yoklayın lütfen.. Eğer liderlik vasfınız var ise, planlama organizasyon yetkinliğiniz var ise ARAMIZA HOŞGELDİNİZ… BU MESLEK tam size göre işte!

Kariyer hedefleriniz nedir?

Ben mesleğimi çok seviyorum. Evet bir dönem küsmüştüm mesleğime ama çabuk toparladım gibi. Bırakmaya çalıştığım anda Bu mesleğin bana yapıştığını gördüm. Çıkmak istedikçe daha çok battım, derinlere girdim ve boğuldum. Mesleğime değer katmayı anlam katmayı seviyorum ve bu amaçla ilerliyorum. Mesleğimi basit kesinlikle görmüyorum, kendi yetkinliklerimide katarak üstüme fazlasını alıyorum. Ben yapı olarak özgür ruhlu biriyim. Kendi bildiğini okumayı, kendi bildiği doğrutusunda ilerlemeyi seven biriyim. Eğer mesleğime katkı sağlayacak birşey ise kendi bildiğim yolda ilerlemeyi tercih ederim. Bu mesleği yapmak isteyen kişilere ışık tutmayı, faydalı olmayı çok seviyorum. Eğitimci olmak istiyorum. Bununla ilgili serpilsoykan alan adını aldım. İlerleyen dönemlerde alanı doldurmayı planlıyorum.

Yöneticiyi yöneten kişi olduğunuzu unutmayın lütfen.

Bu mesleği seçen arkadaşalarla tavsiyelerinizi paylaşır mısınız?

Bu işi ben yapamam, zor bu iş demesinler. Ön yargıdan kaçınmak en temel iş… Acaba ben bu işi yapmaya yetkin miyim? Nasıl anlarım gibi sorular geldi. evet onu hemen anlayamazsınız ama bu işe girdiniz mi çıkamazsınız. Bulaşıcıdır. Sorumluluklar omuzlarınıza yüklendikçe mesleğin güzelliklerini daha iyi görüyorsunuz. Yöneticiyi yöneten kişi olduğunuzu unutmayın lütfen.

Kendinizi, karakterinizi yoklayın lütfen.. Eğer liderlik vasfınız var ise, planlama organizasyon yetkinliğiniz var ise ARAMIZA HOŞGELDİNİZ… BU MESLEK tam size göre işte!

Leave a Comment

Your email address will not be published.